Lucie vient d’obtenir son badge « Forteresse numérique« . Elle passe le niveau Expert avant Julien à qui elle avait lancé un défit sur le forum. Cela lui ouvre la voie vers l’acquisition d’une nouvelle compétence, ce qui valorisera son profil.

Non, Lucie et Julien ne jouent pas à un jeu en réseau sur l’essor de leur civilisation ou la conquête du Monde. Ils viennent de compléter une formation en ligne sur la sécurité informatique, une compétence demandée par leur manager.

Vous aussi, vous pouvez mettre en ligne une formation pour qu’elle soit accessible à vos employés, via l’utilisation d’une plateforme de formation en ligne ou LMS (Learning Management System).

C’est quoi un LMS ?

Un LMS est une plateforme de digital learning. Un peu comme un site Internet qui accueille vos contenus et activités de formation, vos formateurs et vos apprenants. Vous l’aurez compris, c’est donc le socle de votre stratégie de formation e-learning (mais aussi en présentiel). Les principales caractéristiques d’un LMS se trouvent dans dans ses 3 lettres :

L (learning) : La raison d’exister d’une plateforme de formation… eh bien, c’est de former ! Le LMS est votre source centralisée de contenus et d’activités pédagogiques. Tout est fait pour permettre aux apprenants d’accéder aux ressources, partout et quand ils veulent (ou en ont besoin) avec un suivi personnalisé.

M (management) : Il existe des solutions pour déposer et partager vos présentations PowerPoint ou vos documents. Mais aucun outil ne fait aussi bien qu’un LMS pour diffuser une présentation médiatisée et interactive, pour orienter l’apprenant vers des ressources personnalisées et adaptées à son niveau, pour lui donner un feedback par rapport à ses réponses, pour effectuer un suivi de son parcours de formation, pour lui délivrer un certificat et tant d’autres choses… Un LMS permet de gérer TOUTE la chaine de formation, les interactions, les orientations et le suivi.

Vous accueillez un nouveau salarié ? Donnez-lui accès à votre LMS et au cours d’onboarding pour qu’il découvre au plus vite les détails de votre organisation. Vos ventes baissent ? Permettez à vos vendeurs de s’entraîner sur une simulation de dialogue, en mobilité, à partir de leur mobile.

S (system) : System fait référence l’informatique qui est utilisée pour gérer cet ensemble. C’est aussi relié à l’approche systémique de cet outil qui fait vivre ensemble de nombreuses données et interactions avec les utilisateurs. On parle même d’écosystème pour définir cet environnement.

Quel est le bon LMS pour votre organisation ?

Maintenant que vous savez ce qu’est un LMS, voyons quelle plateforme est la plus adaptée à votre business ?

LMS corporate ou LMS académique ?

Ces deux typologies LMS permettent l’accès à du contenu pédagogique mais ils présentent quelques différences. Si vous êtes une entreprise ou un établissement de formation supérieure, vous choisirez une organisation différente.

Les objectifs pédagogiques

Dans l’enseignement supérieur et notamment universitaire, l’objectif principal est l’acquisition de savoirs. Les contenus sont le plus souvent théoriques.
Dans une entreprise, au contraire, les objectifs sont plus opérationnels et les activités sont orientées vers le savoir-faire et de plus en plus vers le savoir-être (soft skills).

Calendrier de formation

Si la formation académique est rythmée par les semestres et trimestres, la formation des salariés a une organisation plus serrée et sera plus courte.

Aspect social

En général, les grandes écoles et universités utilisent des outils pour animer des groupes de travail, faciliter les interactions sociales et permettre la communication au sein d’un cours.

Mise à jour du contenu

Les entreprises ont besoin d’être réactives par rapport aux produits, au marché et à leur propre organisation. Elle recherchent souvent une rapidité et facilité de mise à jour des formations. L’enseignement académique a généralement des contenus plus stables.

LMS gratuit ou LMS commercial ?

Open source ou propriétaire, un LMS n’est jamais sans coût !! Le terme « free » ou « gratuit » est trompeur.
Un LMS propriétaire, c’est à dire exploité par une société commerciale, sera clé en main, déployé, sécurisé et mis à jour. Tout ceci contre une redevance. Cependant, vous n’aurez jamais la main sur les développements, la finesse des réglages, les évolutions…
Un LMS open source offre une plus grande liberté puisque le code est accessible. Son déploiement demandera cependant des compétences solides pour son installation, son serveur, sa sécurisation, ses mises à jour… mais vous pourrez en faire un outil à votre image et à vos besoins spécifiques.

Si vous n’avez ni les compétences en interne et ni un prestataire spécialisé, il vaudra mieux opter pour un LMS propriétaire.
Si vous avez les ressources internes pour gérer votre LMS, il sera peut-être plus intéressant d’opter pour un LMS open source. Cependant un prestataire spécialisé (comme kawalearn) sera plus rapide et efficace pour mettre en place votre LMS et cela économisera vos ressources pour votre cœur de métier… le temps c’est de l’argent 😉

Un dernier point important concerne les formats. Un cours construit sur une plateforme propriétaire ne sera pas facilement réutilisable sur une autre plateforme, le jour où vous souhaiterez en changer. Vous serez un peu tributaire de la politique commerciale du LMS.

LMS en Cloud ou en local ?

Votre LMS peut être en Saas (Software as a Service) ou être hébergé sur vos propres serveurs. Dans ce dernier cas, vous êtes directement responsable des spécifications serveur, de l’accès pour tous les utilisateurs, de sa maintenance, de sa sécurité et des sauvegardes. Si vous n’avez pas d’équipe IT, c’est mort !

Sur un LMS hébergé sur le Web, c’est votre fournisseur qui s’occupe de tout, et c’est son métier ! Assurez-vous simplement qu’il utilise un protocole de cryptage, qu’il respecte les règles RGPD et qu’il mette en place des sauvegardes régulières et facilement mobilisables. Certains clients rechignent à mettre leurs données sur des serveurs distants par peur d’une intrusion. Aujourd’hui, les data centers sont bien plus sécurisés que vos serveurs locaux et la plupart de vos données sont probablement déjà stockées à distance, en commençant par vos comptes bancaires, alors pourquoi pas vos cours ?

Un LMS pour quels bénéfices ?

Il y a de nombreux avantages à utiliser un LMS dans votre stratégie de formation, pour votre business comme pour vos apprenants :

BUSINESS APPRENANTS
Réduction des coûts

Efficacité du temps de formation / Onboarding

Suivi de parcours individuels de formation

Mesure de la formation (KPI)

Valorisation de la marque employeur

Accès simplifié, partout et tout le temps

Augmente la rétention de savoirs

Permet un entraînement régulier et illimité

Participation à une communauté d’apprenants

Montée en compétence tout au long de la vie

Qui utilise un LMS ?

Les grandes entreprises

Les grandes entreprises doivent former des centaines ou milliers de salariés, souvent à travers le monde entier et dans différentes langues. Il faut être réactif et mettre régulièrement à jour des formations sur de nouveaux produits, nouvelles obligations légales, etc.
Un LMS est la solution incontournable pour la formation au sein de ces entreprises.

Les TPE & PME

Vous pensez qu’un LMS est réservé aux grandes structures ? Un LMS bien choisi est accessible à toutes les tailles d’entreprise et permet aux plus petites structures de former leurs employés avec souplesse.

Les établissements et organismes de formation

Les établissement de formation comme les universités et les grandes écoles s’intéressent depuis longtemps à cet outil d’enseignement. Les organismes de formation continue sont aussi de grands utilisateurs de LMS.

Les institutions

A l’instar des grandes entreprises, l’Etat et les administrations publiques doivent former un très grand nombre de personnes. L’utilisation d’une plateforme de formation est une opportunité.

5 cas d’automatisation par LMS

  • Onboarding
    Un LMS peut automatiser la formation de bienvenue de vos recrues, avec un programme spécifique. Cela permet au nouvel arrivant d’apprendre vos pratiques et consignes, de connaître l’organigramme et de maîtriser les procédures spécifiques de son poste. Chaque nouvel arrivant devrait être inscrit à ce programme !

  • Connaissance produit
    Un nouveau produit ou service ?
    Tous vos vendeurs devraient être formés au plus vite et un LMS est un bon moyen de diffuser une formation à un grand nombre de personnes éloignées.
    Les mises à jour sont facilités et les nouveaux peuvent facilement accéder aux formations des produits de fond de catalogue.

  • Formation affiliés
    Si vous développez un réseau d’affiliés à travers le monde pour revendre vos produits ou services, vous devriez leur proposer des formations efficaces sur vos produits, comment les vendre et le support. Un LMS est l’outil qui remplit ce rôle.

  • La pré-sélection des candidats
    En entreprise ou en établissement de formation, vous pouvez être amenés à faire passer des tests écrits, puis à les corriger pour évaluer les profils des candidats. Avec une plateforme il est plus facile d’automatiser cette tâche avec une correction automatique, un classement, un tri et le suivi des tentatives.

  • Gestion des plans de formation
    Vous souhaitez faire monter votre équipe en compétences avec un plan de formation ?
    Attribuez un plan à chaque employé et permettez lui de gérer ses modules de formation avec un tableau de bord, un suivi personnalisé, des recommandations, des badges pour la motivation et enfin un certificat de réussite… tout cela de façon automatique 😉

Tarification des LMS

Le coût d’un LMS est un élément essentiel du choix de la solution. Il existe plusieurs modèles de tarification :

Par utilisateur actif Par utilisateur A l’utilisation License
Vous payez pour chaque utilisateur réellement actif sur chaque cycle de facturation Vous payez pour un nombre d’utilisateurs, qu’ils soient actifs ou non. C’est souvent par tranches de volume. Vous ne payez que pour ce que vous utilisez, comme le nombre de cours, le volume des données, etc. vous payez mensuellement ou annuellement un droit d’utilisation. Cela peut varier en fonction des options retenues ou d’un volume.

Les solutions sont difficiles à comparer tant elles diffèrent d’un éditeur à l’autre. Nous ferons un article spécifique sur le sujet.